Word(ワード)の「差し込み印刷」機能を使う！(Word2000以降) 　Excelで作った名簿を活用し、氏名当をWordの文書に差し込んで使うととても便利です。 　個別のデータを差し込んだメールを送る事もできます。 （Word２０００以前の場合） 　　こちらをご覧下さい。 （Word2000より新しいバージョンの場合） 　例として、検定試験の受験者名簿を作り、試験後に発送する成績通知文書を作ります。 　�@まず元となる名簿をExcelで作成し、任意の場所に保存します。 　※この時、「受験番号」等の項目は必ず１列目に入力することと、入力しているシート（つまり「Sheet1」）が一番左にあることに注意しなければいけません。 　�A次にWordで差し込み先となる文書を開いて（または新規作成して）、 　　「ツール」→「はがきと差し込み印刷」→「差込印刷ウィザード」で、 　�B「文書の種類を選択」で「レター」を選び「次へ：ひな形の選択」をクリック（左下）、 　　「ひな形の選択」で「現在の文書を使用」を選び、「宛先の選択」をクリック（右下）。 　　　 　�C「宛先の選択」で「既存のリストを使用」を選び、「参照」をクリック。 　�D「データファイルの選択」が開くので、「ファイルの種類」を「Exelファイル」にし、�@で作った「受験者名簿.xls」を選びます。 　�E「表の選択」が表示されるので、「Sheet1$」を選んだ状態で「OK」をクリック。 　�F「差込印刷の宛先」が表示されるので、変更がなければ「OK」をクリックします。 　�Gまず、赤丸の部分に「氏名」を差し込みます。 　　「様」の１文字前の部分をクリックし、左下図の赤丸の「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、 　　「氏　名」の項目を選んで、「挿入」をクリック。（右下図） 　　 　 下図のように、「氏名」の項目が様の前に差し込まれました。 （スペース等で位置を調整しましょう） 　 　�H同様に「受験番号」、「問１」、「問２」等の項目を差し込みたい部分をクリックした後にそれぞれ選んで、配置します。 　�I配置が終わったら、先程の画面で「次へ：レターのプレビュー表示」をクリックして、実際の表示を確認します。 　�J「レターのプレビュー表示」で確認し、変更がなければ、「次へ：差し込み印刷の完了」をクリック。（左下） 　　次に、「印刷」をクリック。（右下） 　　※「各レターの編集」をクリックすると、データを差し込んだ状態の新規文書にできます。 　　 　�K「現在のレコード」をクリックし、まず最初の１人分だけ印刷してみます。 　�L次に、プリンタの設定画面になり、一応、「プロパティ」で用紙を確認し、ＯＫを押します。 　※文書が複数ページあり、全部のページが必要ないときは、「ぺージ指定」をしてから、ＯＫを押します。 　�M印刷してみて大丈夫だったら、�Kに戻って「最初のレコード」に「2」と入力し、「最後のレコード」に人数分の数字を入力して、残りの分を差し込み印刷します。 　※データを差し込んだ状態でのメール送信も可能です。 　その場合は、元となるエクセルデータ内に、あらかじめメールアドレスの欄を作成し、 　メールアドレスを入力しておく必要があります。 　やり方は、�Bの「文書の種類を選択」で「電子メールメッセージ」をクリックし、指示に従っていけばOK。 　　↓こちらも詳しいのでどうぞ。 　　「差込印刷に挑戦！」をご覧下さい。　（Word２００２マスター講座参照） 戻る

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